Quy trình viết một Email chuyên nghiệp
Trong thời kỳ công nghệ thông tin như hiện nay, Email không còn quá xa lạ với bất kỳ ai, thì những công việc ta thường xuyên phải trao đổi qua mail là hàng ngày thận chí là hàng giờ. Nên việc bán hàng hay quảng cáo qua mail là tiềm năng nhất và tốn ít chi phí nhất nhưng hiệu quả lại cao. Trên thực tế thì chúng ta ai cũng có thể tự mình viết một email bán hàng một cách nhanh chóng và đơn giản, nhưng hiệu quả thì còn tuỳ thuộc và nội dung mình truyền tải.
Vậy quy trình để viết một email như thế nào là hiệu quả, như thế nào chuyên nghiệp, khẳng định giá trị bản thân chúng ta. Bài viết này mình sẽ chia sẻ quy trình viết một email theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp.
1. Phân tích
Phân tích Khách hàng.
Đầu tiên, chúng ta phải phân tích khách hàng chúng ta là ai, nhu cầu khách hàng là gì, khách hàng muốn nghe gì, muốn đọc gì. Những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc phân nhóm khách hàng, những khách hàng nào hay mua hàng nhất. Từ đó bạn có thể biết được chiến dịch Email Marketing của bạn đã phù hợp với đối tượng khách hàng tiềm năng và có những điều hướng thích hợp hơn trong tương lai.
Phân tích hành động của người nhận Email Marketing.
Phân tích hành vi khách hàng là đều quan trọng nhất trong chiến dịch Email marketing, một email được gửi đến thì những thông tin gì làm họ click vào mail, nội dung thế nào để họ phản hồi mail lại cho chúng ta.
2. Lên ý tưởng cho chiến dịch email
Thông thường, toàn email sẽ thể hiện 1 mục tiêu duy nhất, mục tiêu này cũng sẽ cho ra ý tưởng tương ứng. Ý tưởng thường liên quan mật thiết với mục tiêu. Từ mục tiêu, tìm kiếm xung quanh, vẽ ra các nhánh, sẽ thấy nhiều ý tưởng, rồi phân tích và chọn một ý tưởng tốt nhất. Bạn có thể để người đọc tưởng tượng, có thể đưa cho họ ngay thông tin họ cần, hỏi họ một vài câu hỏi và trả lời giúp họ, đưa minh hoạ bằng hình ảnh, đưa ra những sự thật mà ai cũng phải công nhận để dẫn chứng đến những điều khác mà có thể họ chưa biết.
3. Phát thảo các email cần có cho chiến dịch
Phát thảo 3 tiêu đề, rồi sau đó chọn một tiêu đề ưng ý nhất. Phát thảo nội dung: mở bài, thân bài, kết bài. Lên dàn bài chi tiết và hình ảnh minh hoạ, file đính kèm nếu cần.
4. Tiến hành viết email
Viết email thì nên chú ý kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc chữ. Tất cả tuỳ vào đối tượng bạn gửi là ai và sản phẩm bạn là cái gì.
Bạn viết với tư cách là một doanh nghiệp, và đối tượng là một người người làm việc thì câu chữ, ngôn từ và cách thể hiện phải rõ ràng, màu sắc không được loè loẹt, cỡ chữ phải đều và lớn.
Chỉ tô màu cho một số từ nhấn mạnh, không tô cả câu dài hơn 1 dòng. Điều này không nhấn mạnh mà làm học nhức mắt và lơ đi khi đọc.
5. Hiệu chỉnh nội dung email và gửi test
Đừng ngại đưa khi cho người khác đọc, đặc biệt là người nằm trong đối tượng mục tiêu mà bạn đang hướng đến. Có thể bạn muốn truyền tải thế này, muốn người đọc hiểu thế nọ, nhưng chưa chắc họ có cùng suy nghĩ như bạn.
Kiểm tra lại mọi thứ sau khi hoàn thành, dò lại từng câu chữ, dấu phẩy, dấu chấm câu, viết hoa đầu câu, tiêu đề, bố trí hình ảnh. Xem sét lại đã đủ hết ý chưa, đúng mục tiêu chưa, ngôn từ phù hợp không, từ nào không cần thiết thì cắt giảm. Thông thường, một email marketing, ta sẽ cắt bỏ thêm 10 – 15 từ, cố gắng tìm những từ không cần thiết để bài súc tích hơn.
6. Tiến hành gửi email
Sau khi bạn đã có một email marketing hoàn chỉnh, bạn chỉ cần tìm hiểu về phần mềm gửi email, thời gian gửi email phù hợp, cách gửi email để vào inbox, cách thiết kế template đẹp nữa là hoàn thành quy trình từ viết đến gửi email rồi.
7. Đánh giá và đo lường gửi
Bạn hãy thống kê lại những hành động phản hồi từ phía người dùng như: tỉ lệ mở, click, chuyển đổi, tỉ lệ Email bị từ chối, tỷ lệ hủy đăng ký nhận tin. Từ đó có thể biết được những khách hàng nào có thái độ tích cực, khách hàng nào không muốn nhận Email của bạn để có những phương án thích hợp hơn trong việc kinh doanh của bạn.
Hàng tháng nên thống kê số lượng data khách hàng mới vì đây chính là con số thống kê hiệu quả. Chú ý xem xét số liệu về tỷ lệ trung bình mở trên danh sách khách hàng mới (chưa từng nhận được mail của công ty) và trên danh sách khách hàng cũ (được chăm sóc thường xuyên) để đo lường và đánh giá chiến dịch phù hợp hơn.
Và cuối cùng là xem xét doanh thu mà email mang lại cho bạn có tăng lên không? Số lượng khách hàng chuyển đổi từ khách hàng email sang khách hàng thật sự thế nào? Nếu những con số ấy tăng lên thì hiệu quả của Email Marketing đang dần phát huy tác dụng rồi. Bạn hãy yên tâm thực hiện chiến dịch email marketing trong công việc kinh doanh của bạn.
