Quy trình viết một Email chuyên nghiệp

Quy trình viết một Email chuyên nghiệp

Trong thời kỳ công nghệ thông tin như hiện nay, Email không còn quá xa lạ với bất kỳ ai, thì những công việc ta thường xuyên phải trao đổi qua mail là hàng ngày thận chí là hàng giờ. Nên việc bán hàng hay quảng cáo qua mail là tiềm năng nhất và tốn ít chi phí nhất nhưng hiệu quả lại cao. Trên thực tế thì chúng ta ai cũng có thể tự mình viết một email bán hàng một cách nhanh chóng và đơn giản, nhưng hiệu quả thì còn tuỳ thuộc và nội dung mình truyền tải.

Vậy quy trình để viết một email như thế nào là hiệu quả, như thế nào chuyên nghiệp, khẳng định giá trị bản thân chúng ta. Bài viết này mình sẽ chia sẻ quy trình viết một email theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp.

1. Phân tích 

 Phân tích Khách hàng.

Đầu tiên, chúng ta phải phân tích khách hàng chúng ta là ai, nhu cầu khách hàng là gì, khách hàng muốn nghe gì, muốn đọc gì. Những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc phân nhóm khách hàng, những khách hàng nào hay mua hàng nhất. Từ đó bạn có thể biết được chiến dịch Email Marketing của bạn đã phù hợp với đối tượng khách hàng tiềm năng và có những điều hướng thích hợp hơn trong tương lai.

Phân tích hành động của người nhận Email Marketing.

Phân tích hành vi khách hàng là đều quan trọng nhất trong chiến dịch Email marketing, một email được gửi đến thì những thông tin gì làm họ click vào mail, nội dung thế nào để họ phản hồi mail lại cho chúng ta.

2. Lên ý tưởng cho chiến dịch email

Thông thường, toàn email sẽ thể hiện 1 mục tiêu duy nhất, mục tiêu này cũng sẽ cho ra ý tưởng tương ứng. Ý tưởng thường liên quan mật thiết với mục tiêu. Từ mục tiêu, tìm kiếm xung quanh, vẽ ra các nhánh, sẽ thấy nhiều ý tưởng, rồi phân tích và chọn một ý tưởng tốt nhất. Bạn có thể để người đọc tưởng tượng, có thể đưa cho họ ngay thông tin họ cần, hỏi họ một vài câu hỏi và trả lời giúp họ, đưa minh hoạ bằng hình ảnh, đưa ra những sự thật mà ai cũng phải công nhận để dẫn chứng đến những điều khác mà có thể họ chưa biết.

3. Phát thảo các email cần có cho chiến dịch 

Phát thảo 3 tiêu đề, rồi sau đó chọn một tiêu đề ưng ý nhất. Phát thảo nội dung: mở bài, thân bài, kết bài. Lên dàn bài chi tiết và hình ảnh minh hoạ, file đính kèm nếu cần.

4. Tiến hành viết email

Viết email thì nên chú ý kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc chữ. Tất cả tuỳ vào đối tượng bạn gửi là ai và sản phẩm bạn là cái gì.

Bạn viết với tư cách là một doanh nghiệp, và đối tượng là một người người làm việc thì câu chữ, ngôn từ và cách thể hiện phải rõ ràng, màu sắc không được loè loẹt, cỡ chữ phải đều và lớn.

Chỉ tô màu cho một số từ nhấn mạnh, không tô cả câu dài hơn 1 dòng. Điều này không nhấn mạnh mà làm học nhức mắt và lơ đi khi đọc.

5. Hiệu chỉnh nội dung email và gửi test

Đừng ngại đưa khi cho người khác đọc, đặc biệt là người nằm trong đối tượng mục tiêu mà bạn đang hướng đến. Có thể bạn muốn truyền tải thế này, muốn người đọc hiểu thế nọ, nhưng chưa chắc họ có cùng suy nghĩ như bạn.

Kiểm tra lại mọi thứ sau khi hoàn thành, dò lại từng câu chữ, dấu phẩy, dấu chấm câu, viết hoa đầu câu, tiêu đề, bố trí hình ảnh. Xem sét lại đã đủ hết ý chưa, đúng mục tiêu chưa, ngôn từ phù hợp không, từ nào không cần thiết thì cắt giảm. Thông thường, một email marketing, ta  sẽ cắt bỏ thêm 10 – 15 từ, cố gắng tìm những từ không cần thiết để bài súc tích hơn.

6. Tiến hành gửi email 

Sau khi bạn đã có một email marketing hoàn chỉnh, bạn chỉ cần tìm hiểu về phần mềm gửi email, thời gian gửi email phù hợp, cách gửi email để vào inbox, cách thiết kế template đẹp nữa là hoàn thành quy trình từ viết đến gửi email rồi.

7.     Đánh giá và đo lường gửi

Bạn hãy thống kê lại những hành động phản hồi từ phía người dùng như: tỉ lệ mở, click, chuyển đổi, tỉ lệ Email bị từ chối, tỷ lệ hủy đăng ký nhận tin. Từ đó có thể biết được những khách hàng nào có thái độ tích cực, khách hàng nào không muốn nhận Email của bạn để có những phương án thích hợp hơn trong việc kinh doanh của bạn.

Hàng tháng nên thống kê số lượng data khách hàng mới vì đây chính là con số thống kê hiệu quả. Chú ý xem xét số liệu về tỷ lệ trung bình mở trên danh sách khách hàng mới (chưa từng nhận được mail của công ty) và trên danh sách khách hàng cũ (được chăm sóc thường xuyên) để đo lường và đánh giá chiến dịch phù hợp hơn.

Và cuối cùng là xem xét doanh thu mà email mang lại cho bạn có tăng lên không? Số lượng khách hàng chuyển đổi từ khách hàng email sang khách hàng thật sự thế nào? Nếu những con số ấy tăng lên thì hiệu quả của Email Marketing đang dần phát huy tác dụng rồi. Bạn hãy yên tâm thực hiện chiến dịch email marketing trong công việc kinh doanh của bạn.

Xem thêm »

Quy trình viết Email khẳng định giá trị bản thân

Cách viết Email chuẩn - khẳng định giá trị bản thân bạn

Trong Email Marketing hay các chiến dịch Marketing Online khác, nội dung quảng cáo cho thương hiệu doanh nghiệp, doanh nhân hay một sản phẩm, dịch vụ cụ thể luôn là yếu tố quan trọng để khách hàng tìm kiếm và cảm nhận về thương hiệu của doanh nghiệp. Và đều làm khách hàng tin tưởng nhất chính là giá trị bản thân của bạn. 

Đặc biệt, với Email Marketing thì email khẳng định giá trị bản thân là một phần của Content Markeitng  (hay còn gọi là Tiếp thị nội dung) bởi nếu nội dung email  PR hấp dẫn, ấn tượng khi gửi đi sẽ được các khách hàng chuyển tiếp, chia sẽ cho bạn bè, người thân hay trên các trang mạng xã hội. 

Bạn nên viết nội dung mail tương tự như viết một bài PR chuẩn SEO. Vì khi khách hàng chia sẽ lên mạng thì thương hiệu mình cũng được lan rộng và tối ưu trên thanh công cụ tìm kiếm hơn. Ta nên đưa những từ khóa liên quan sản phẩm, dịch vụ, cá nhân  chúng ta để luôn được ưu tiên xuất hiện trên trang kết quả tìm kiếm khi người dùng tìm kiếm về thương hiệu đó sau khi đọc mail.

Việc này đòi hỏi có sự đầu tư nghiêm túc, phân tích xu hướng và hành vi người dùng, tâm lý của khách hàng doanh nghiệp và vẫn phản ánh được đầy đủ mục tiêu xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp.

Quy trình viết nội dung mail PR khẳng định giá trị bản thân gồm:

1. Phân tích mục tiêu viết: khảng định giá trị bản thân chúng ta là giá trị gì?

2. Phân tích hành vi người dùng: học quan tâm gì về giá trị bản thân chúng ta.

3. Viết 3 chủ đề chính theo mục tiêu đề ra.

4. Tối ưu và thống nhất nội dung bài viết.

5. Triển khai trên công cụ Email marketing

6. Theo dõi, đo lường và báo cáo, nghiệm thu.

Xem thêm »

Cách viết một email bán hàng chuyên nghiệp

Viết một email bán hàng chuyên nghiệp

Khi bạn viết một email chào hàng đến với khách hàng mục tiêu,  bạn phải tuân thủ theo một format chuẩn như sau:

1. Tên người gửi/Tên Tài khoản.

 Khi người nhận được thư thì tên này sẽ hiện bên phải màng hình, tên này sẽ được người nhận thư quan tâm hàng đầu.  Khách hàng luôn quan tâm “ Thư này ai gửi cho mình?”.

Tài khoản gửi này phải được đặt chuyên nghiệp, đánh vào tâm lý người nhận thư.

VD: bạn chuyên phân phối sỉ quần áo thời trang thì tên tài khoản bạn nên dùng là “ xưởng chuyên sỉ  quần áo HCM” hay công ty chuyên phân phối sỉ quần áo ABC ...

2. Người nhận: 

Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng công cụ CC và BCC.

CC là công cụ bạn muốn gửi kèm thông điệp đó, cho thêm một hoặc nhiều người nhận. Người nhận thư sẽ thấy cùng tên những người bạn đã gửi cùng họ.
VD: Bạn gửi cho ông A, CC: Ông B, Bà C, Bà D, ông E. Thì ông B nhận thư sẽ thấy mail của A, C, D, E. Bà C cũng vậy. Tất cả đều thấy nhau. Nhược điểm là khi khách hàng của mình thấy những đối tượng tiềm năng đó, họ sẽ coppy và lên chiến lược tiếp cận đối tượng của mình.

BCC cũng giống như CC, cho thêm một hoặc nhiều người nhận cùng lúc. Nhưng BCC sẽ ẩn mail, không cho họ thấy nhau. VD: như trên, nhưng Bà D sẽ không thấy A, B, C, E, và ngược lại. Đa phần nếu đã làm email marketing học sẽ dùng BCC.

3. Chủ đề: 

Chủ đề phải gây được chú ý cho khách hàng, chủ đề càng rõ dàng, gắn gọn, xúc tích càng tốt... phần này sẽ xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc mail của bạn.
Muốn viết chủ đề để khách hàng quan tâm thì bạn phải biết khách hàng muốn đọc gì từ sản phẩm của bạn.

VD: Bạn muốn chào hàng là dịch vụ lập hồ sơ giấy phép môi trường cho doanh nghiệp sản xuất.
Bạn có thể lấy tiêu đề “ Bảng Báo Giá Các Hồ Sơ GIẤY PHÉP Môi Trường” hay “ Dịch vụ làm GIẤY PHÉP MÔI TRƯỜNG  nhanh chóng  trong tháng“

4. Lời chào:

 Kính gửi:... ; Dear .... Một số sản phẩm, dịch vụ thân thiện hơn thì Chào Anh/chị

5. Nội dung Email: 

Nội dung nên gắn gọn, xúc  tích, trình bày rõ ràng. Email sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. Ví dụ như “Bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không?” hay “Bạn có dữ liệu này chưa?” Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của bạn.

Nếu email trở nên dài  hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn. Theo Bertolo, “nếu một email dài hơn 12 dòng và có đến 2 mạch nội dung thì bạn đang làm lãng phí thời gian cũng như đang làm nhạt dần email của mình”.

Theo Bertolo, “Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng.

6. Chứ ký: 

Nên có lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.
Nhiều người vẫn hay nghĩ thông tin liên hệ nên để chữ nhỏ, in nghiêm hay màu đen toàn bộ. Nhưng thật ra, bạn nên In đậm, cho màu và cỡ chữ dễ nhìn thấy nhất. Và hiện nay, người sử dụng ưa chuộng sự tiện lợi trên mọi phương tiện, bạn nên cho Sky, Zalo, Viber hay công cụ trực tuyến của bạn để hỗ trợ khách hàng.

7. File đính kèm: 

Dù là email loại nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, đồ họa. Nếu cần thiết phải gửi file đính kèm, hãy nhớ là chỉ gửi file không quá 100Kb. Nếu như bạn gửi kèm với email những file quá nặng cho người bạn đã quen biết, tốt nhất, nên text  trước xem họ có chắc chắn sẽ nhận được những file đó hay không.

 Hơn thế, trong mọi trường hợp, nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp.

Đặc biệt, trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Xem thêm »

Các Loại Email Marketing hiệu quả trong kinh doanh

Các Loại Email Marketing hiệu quả trong kinh doanh

Email đã trở thành một phương tiện chào bán hàng phổ biến của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, có nhiều loại Email như Email bán hàng trự tiếp, Email bán hàng gián tiếp – Email chia sẽ, hay email xây dựng thương hiệu. Vậy khi nào ta sử dụng loại email bán hàng, khi nào sử dụng email chia sẽ và sử dụng như thế nào có hiệu quả. Muốn khai thác được hết sức mạnh của nó, bạn phải hiểu nó là gì.

Email bán hàng

Là một email chào hàng trực tiếp với hình thức quảng cáo one-to-one (một tương tác với một). Đây được xem là hình thức quảng cáo duy nhất bắt đầu với từ “ dear hay kính chào, thân chào”. Hình thức đó tương tự như một người ngồi xuống và viết thư cho một người duy nhất. 

Nội dung của email bán hàng phải giới thiệu một cách ngắn gọn nhất nhưng phải đầy đủ mở bài, thân bài, kết bài, phải nêu bật vấn đề cần truyền tải, sản phẩm cần bán. Và trong email bán hàng thường để thông tin liên hệ. Quan trọng nhất là câu chốt, câu khơi gợi để khách hàng liên hệ với chúng ta hỏi về sản phẩm. Muốn viết tốt được email bán hàng, bạn phải nghiên cứu nhu cầu khách hàng rất kỹ. 

Thông thường, email này được chúng ta sử dụng nhiều vì khả năng bán được hàng rất cao.

Email chia sẻ 

Bạn xem mình là một chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh và bức thư điện tử giúp bạn thể hiện điều ấy, thông qua việc cung cấp cho người đọc một lượng thông tin giá trị, và khiến họ phải hành động. Vậy hãy nghĩ đến những câu hỏi bạn thường được hỏi, ví dụ điều gì mà khách hàng và những người mua tương lai sẽ quan tâm, lĩnh vực nào họ cần đến những lời khuyên chuyên môn? Hãy cung cấp cho họ một vài lời khuyên vào mỗi tháng để xây dựng lòng tin của họ vào doanh nghiệp của bạn.

Bạn nghe qua thì email này tốn nhiều thời gian của bạn, mất nhiều công sức và không mang lại hiệu quả gì. Nhưng ở một khía cạnh khác, bạn là người chuyên làm email marketing, thì điều đầu tiên là làm sao để email của mình vào inbox của người nhận cao nhất. Đó là số lượng người click vào mở mail của bạn gửi. Nhiều người, nếu họ không có nhu cầu về sản phẩm, mặt hàng của mình thì email chào hàng khi đã được vào inbox cũng bị người nhận xoá hoặc đánh dấu spam. Nên email chia sẽ này thường được các marketing chuyên nghiệp sử dụng trước khi mời gọi họ mua hàng. Đó là chưa kể, khi họ tin tưởng vào doanh nghiệp, họ sẽ hợp tác lâu dài và kéo theo đó là những bạn kinh doanh, đối tác. Tiềm năng khi chiến thắng là vô cùng to lớn, nhưng cần phải đầu tư dài hạn.

Email xây dựng thương hiệu ( Cá nhân, doanh nghiệp)

Khi bạn gửi mail cho khách hàng định kỳ, một cách thường xuyên. Ví dụ bạn gửi email khuyến mãi áp dụng trong tháng này,... Dù khách hàng tại thời điểm đó không mua, chưa nhu cầu, nhưng thương hiệu của bạn đã đập vào mắt họ và họ quen dần với thương hiệu của bạn.

Xây dựng thương hiệu, xây dựng hình ảnh trong mắt khách hàng là điều cực kỳ khó và tốn nhiều chi phí. Nhưng email lại là công cụ tốt nhất để triển khai thực hiện điều đó. Hãy thường xuyên, đều đặn gửi email quản cáo, giới thiệu sản phẩm hay chương trình ưu đãi... Và đến một lúc nào đó bạn sẽ ngạc nhiên về kết quả. Thương hiệu bạn được nhiều người biết đến. Để xây dựng email thương hiệu có hiệu quả, bạn nên để logo, giao diện và câu slogo đồng nhất không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện.

Và cuối cùng, loại email nào cũng mang cho mình một sứ mệnh riêng đều giúp ích cho doanh nghiệp. Nhưng để làm email marketing hiệu quả bạn phải lập một kế hoạch và nghiên cứu hành vi khách hàng, sau đó hãy chọn cho mình một công cụ để thực hiện. Thành công sẽ đến khi chúng ta không từ bỏ.

Xem thêm »

Phân Loại Email marketing

Email marketing có hai dạng là dạng Text và dạng HTML

Text  Email

Đơn giản là dạng chúng ta thường dùng trong nhận và gửi email hằng ngày như:  gõ chữ vào phần nội dung và chỉnh sửa kiểu chữ, kích cỡ, màu sắc, in đậm, in nghiêng,...

Text email là dạng phổ biến nhất và được đánh giá là vào inbox cao nhất. Người nhận mail dễ dàng mở ra đọc mà không bị lỗi font hay bị các vấn đề lỗi mail như HTML.

Nhưng hiện nay, ta sử dụng mail nhằm mục đích chào hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ cũng như PR đánh bóng thương hiệu, thì việc mail toàn chữ không thể hiện được đẳng cấp, tính chuyên nghiệp. Cũng như chưa bắt mắt người nhận mail. Để làm giao diện mail trở nên đẹ, ta phải sử dụng HTML Email.

HTML Email

HTML  là công cụ vô cùng giá trị  giúp cho email  trở nên hấp dẫn và dễ đọc hơn. Hay nói cách khác nó là một trang web thu nhỏ, mã hóa cho các chương trình soạn thảo email giúp người dùng tùy chỉnh các thông tin trên mẫu đó nhằm thực hiện các hoạt động như newletter, thư mời, thiệp,…  Nhưng nó không  chỉ là vấn đề thẩm mỹ mà khi sử dụng với một số đồ họa hỗ trợ  làm cho nội dung email  thu hút sự chú ý của người dùng  một cách dễ dàng.  Ngoài ra, HTML cho phép việc theo dõi các email sau khi  gửi đi. Rất tiện lợi nếu ta thống kê được số lượng người click vào mail, số lượng người phản hồi, số lượng người nhận được mail của chúng ta.

Nhưng bên cạnh đó, khi sử dụng HTML luôn luôn có nguy cơ không xem được hết nội dung và chất lượng của nội dung không được đảm bảo , gây nhiễu do có quá nhiều hình ảnh trong email. Dẫn đến hậu quả là, một bản tin có kích thước lớn ảnh hưởng  đến tỷ lệ mở.

Và không chỉ thế, nếu bạn gửi đến các khu vực mà không thể truy cập  ADSL, email với quá nhiều hình ảnh có nguy cơ, thậm chí khách hàng không thể tải về.  Một số loại đồ họa không được hỗ trợ  tốt bởi các thiết bị di động như BlackBerry và iPhone.

Do đó, cần xem xét kỹ lưỡng số lượng và vị trí của các tính năng  đặc biệt trong email của bạn. Đặc biệt, cần tránh  toàn bộ nội dung được kết hợp độc quyền trong một hình ảnh. Giải pháp lý tưởng là để đảm bảo rằng: phần quan trọng nhất của thông điệp là trong định dạng text, đặc biệt là các cụm từ bạn muốn nhấn mạnh.

Cách tốt nhất cho chúng ta nên sử dụng cả 2 dạng vừa text vừa HTML như đã đề cập ở trên.

Xem thêm »

Những tố chất cần có để làm email marketing thành công

Những tố chất cần có để làm email marketing thành công

Chăm chỉ, kiên trì, ham học hỏi.

Như bạn đã biết, những người làm email marketing luôn sống trong môi trường sôi động và bận rộn và đầy tính  sáng tạo. Khi bạn đã say mê kinh doanh, thích giao tiếp, thích khám phá, thích tìm hiểu, đam mê thử thách, tràn đầy năng lực sáng tạo, có đầu óc tổ chức..., bạn có thể đã có một vài tố chất để thành công trong mảng email marketing rồi đó. Nhưng những thành công tưởng chừng đã nằm trong tầm tay, có khi lại bị tuột mất nếu ta không có tính kiên trì.

Vậy thì chúng ta, từ hôm nay, phải rèn luyện tính siêng năng, chăm chỉ và đặc biệt kiên trì, nếu bạn không nhẫn nại, bạn sẽ rất dễ bị căng thẳng trước những áp lực của công việc, trước những kết quả không phải lúc nào cũng xảy ra như mong muốn. Bạn lại càng dễ trở thành “nhanh nhẩu đoảng”, một trong những điểm nguy hiểm nhất với nghề email marketing.

Biết quan sát, tự tin mạo hiểm.

Là người làm email marketing, bạn không thể quên tính biết quan sát, nhìn nhận nhu cầu đối tượng. Khi đã tìm hiểu xong, cần nhất là dám tự tin mạo hiểm. Phẩm chất tự tin, dám mạo hiểm ấy sẽ giúp chúng ta cảm thấy có tí thú vị trong công việc. Tự tin vào mình là để tin vào những gì mình làm và tin rằng mình sẽ thực hiện được những gì mình đang hướng tới.

Trong kế hoạch email marketing, cơ hội càng lớn thì thách thức càng nhiều. Có đầu óc mạo hiểm, bạn sẽ là người đi tiên phong trong nhiều ngành kinh doanh, nhiều hoạt động thị trường và thu được những kết quả hơn cả sự mong đợi.

Linh hoạt và sáng tạo

Email Marketing luôn đòi hỏi người thực hiện nó nhìn nhận vấn đề trong một trạng thái biến đổi. Những sản phẩm tối tân nhất mà chúng ta mua hôm nay, chỉ nửa năm sau đã có thể trở thành lạc hậu. Hôm nay, chúng ta quan tâm rất nhiều tới giá tiền nhưng ngày mai, giá cả không còn là vấn đề quan trọng nhất nữa. Hôm qua chúng ta đi chợ mua hàng nhưng hôm nay chúng ta thích chọn hàng trong siêu thị, đi mua hàng ở các trung tâm thương mại hay thậm chí đặt mua hàng qua mạng toàn cầu Internet ... Do đó, người làm email marketing phải luôn linh hoạt, biết nhu cầu khách hàng là gì, các gì quyết định khách hàng sẽ click vào mail của chúng ta.

Khả năng viết nội dung mail, chuyển giao thông tin cũng như tình cảm và sự nhiệt thành

Để biết mình nên làm cái gì và làm như thế nào, chúng ta cần phải trao đổi và tiếp nhận thông tin, từ thị trường, từ khách hàng và từ các đối tác khác nhau... Email marketing cần nhất là đánh vào nhu cầu của người dùng. Bạn nắm vững cách tiếp cận đối tượng khách hàng là bạn thành công 70%.
Khả năng viết bài thu hút người nhận mail có thể coi là cơ sở quan trọng giúp bạn tiếp nhận và xử lý thông tin tốt nhất, từ đó, bạn có thể ra được các quyết định đúng đắn nhất từ phản hồi của khách nhận mail.

Những tố chất trên là yếu tô quan trọng quyết định đến thành công khi ta là chiến dịch Email Marketing.

Xem thêm »

Cách viết một Email chào hàng

Xem thêm »

Các loại Email Marketing

Trong Email Marketing bạn phải biết từng loại email để thực hiện những chiến lược gửi mail cho phù hợp. Hiện tại thì email được phân ra làm rất nhiều loại khác nhau tùy theo mục đích gửi mail, tôi tóm gọm các loại đó vào 3 nhóm email chính, đó là:

• Email bán hàng 
• Email chia sẻ
• Email xây dựng thương hiệu

Email bán hàng

Là hình thức gửi mail nhằm mục đích bán các sản phẩm, dịch vụ của bạn hoặc doanh nghiệp của bạn. Với loại mail sẽ biến khách hàng tiềm năng thành khách mua hàng của bạn.

Nội dung của loại mail này chủ yếu giới thiệu sản phẩm, giới thiệu các khóa hoc, hoặc kêu gọi khách mua sản phẩm của bạn. Hoặc đối với những khách đã mua hàng thì bạn vẫn có thể cung cấp những thông tin bổ ích từ những sản phẩm khác nhằm kêu gọi khách mua thêm những sản phẩm đó.

Email chia sẻ

Là loại mail truyền tải tin tức, chia sẻ những thông tin, kiến thức và những kinh nghiệm bổ ích. Hoặc cung câp những thông tin nổi bật của một vài sản phẩm mà khách hàng chưa biết tới.

Email chia sẻ là loại mail hỗ trợ đắc lực cho việc bán sản phẩm, hoặc hỗ trợ xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp, gia tăng niềm tin của khách hàng với doanh nghiệp hoặc cá nhân.

Các doanh nghiệp hay sử dụng nhóm email này để chăm sóc khách sau khi mua hàng của họ, cũng nhầm mục đích bán tiếp các sản phẩm khác hoặc để tạo sự tin tưởng của khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của họ

Email xây dựng thương hiệu

Là loại mail nhầm mục đích xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp hoặc cá nhân, gia tăng sức ảnh hưởng và sự uy tín của doanh hoặc cá nhân đó.

Đối với thương hiệu của doanh nghiệp thì hay sử dụng các địa mail domain, những địa chỉ mail gắn với tên miền của một doanh nghiệp sẽ gia tăng sự tin cậy. Ngoài ra các doanh nghiệp có thể cung cấp những thông tin bổ ích, mang lại giá trị đến cho người nhận. Đây là hình thức quảng bá thương hiệu mà ít tốn kém chi phí nhất đối với các doanh nghiệp.

Đối với xây dựng thương hiệu cá nhân mục đích cuối cùng là tạo sự tin cậy, gia tăng sức ảnh hưởng, khẳng định chuyên môn của cá nhân đó về lĩnh vực mà họ đang hoạt động, đồng thời cũng tăng độ tương tác giữ cá nhân đó với những người khác.

Với những người nổi tiếng, diễn giả hoặc những người làm trong lĩnh vực trainner thường hay sử dụng loại này để xây dựng tên tuổi cho họ.

Xem thêm »

Phân loại TEXT và HTML trong Email

Hiện nay trong Email có 2 loại phiên bản, đó là Text Mail và HTML Mail:

Text Mail: là loại mail cổ điển nhất, chỉ sử dụng định dạng chữ giống như như là tin nhắn SMS, ngoài chữ ra thì bạn không thể làm gì phức tạp hơn như định đạng màu nền, chèn link hay thay đôi màu chữ.

HTML Mail: Cho phép mail hoạt động ở dạng đồ họa, bạn có thể chèn link, chèn màu nền, đổi màu chữ, chèn ảnh vào mail… bạn có thể trang trí cho nội dung mail của mình trở nên sống động và cuốn hút hơn.

Hiện nay khi bạn sử dụng các hòm thư cá nhân, mặc định các email đều gửi đi bằng phiên bản HTML, tức là bạn có thể trình bày email sống động hơn như chèn ảnh, chèn link,…

Nếu người nhận mở email bằng một chương trình có hỗ trợ HTML, họ sẽ xem được email đúng như bạn đã soạn thảo.

Nhưng nếu người đó mở email bằng một chương trình không hỗ trợ HTML, tức là chỉ hỗ trợ Text thì email của bạn sẽ hiển thị khác:

- Nếu người nhận mở bằng Outlook, Gmail họ sẽ xem được email HTML với đầy đủ hình ảnh.
- Nếu mở email trên Mobile không hỗ trợ HTML, họ chỉ xem được dạng TEXT.

Hầu hết các phần mềm đọc mail hiện nay đều có thể hiển thị mail ở dạng HTML. Bên cạnh đó vẫn còn 5% một số phần mềm không đọc được định dạng mail HTML hoặc đã tắt chức năng này. Chính vì vậy khi soạn mail bạn cần phải soạn cả phần Text lẫn HTML. 

Nếu bạn gửi mail mà không có phiên bản Text thì người xem trên điện thoại di động không xem được, có thể chỉ là một trang giấy trắng hoặc phần HTML trong mail không trọn vẹn.

Để giải quyết vấn đề này, hiện nay những người làm Email Marketing gửi mail đi dưới định dạng Multi-part MINE. Đây là phương pháp gửi mail bao gồm cả 2 định dạng Text và HTML, bạn chỉ cần soạn thảo email dưới dạng HTML và tạo ra phiên bản Text.

Trong các phần mềm email marketing, thường thì bộ soạn thảo email sẽ bao gồm 2 phần: 1
phần để soạn thảo phiên bản HTML, 1 phần để soạn thảo phiên bản Text.

Điều đó không có nghĩa là bạn cần phải thiết kế những 2 email. Rất đơn giản, bạn chỉ cần thiết kế email dạng HTML như bình thường. Còn với phiên bản Text, bạn chỉ cần copy lại những phần chữ nội dung từ phiên bản HTML sang. Chỉ mất thêm 1,2 phút như vậy, bạn đã có thể yên tâm người nhận luôn xem được email của bạn.

Khi bạn gửi email, những người nhận dùng phần mềm đọc email có khả năng đọc HTML sẽ nhìn thấy phiên bản HTML, số 5% còn lại sẽ đọc được email dưới dạng TEXT.

Tương thích với chương trình đọc email

Trong những người nhận email của bạn, có người dùng Gmail, người dùng Yahoo, Hotmail, người lại dùng Outlook,… Bạn cần lưu ý mỗi chương trình đọc email (Gmail, Yahoo,  utlook,…) sẽ “đọc và hiển thị” email của bạn theo những cách khác nhau.

Có nghĩa là cùng một mẫu email hiển thị tốt Yahoo chưa chắc đã hiển thị tốt trên Gmail, một email đã hiển thị tốt trên Gmail cũng có thể gặp lỗi khi xem bằng Outlook.

Do đó, trước khi gửi chiến dịch email đi, bạn cần chắc rằng mẫu email tương thích với các chương trình đọc email phổ biến nhất mà người nhận của bạn sử dụng, thường bao gồm:
· Yahoo
· Gmail
· Hotmail
· Microsoft Outlook (MS Outlook)

Các phần mềm email marketing thường cung cấp cho bạn tính năng xem thử email với các chương trình khác nhau, nhờ đó bạn có thể kiểm tra xem email của mình có gặp lỗi không. Cách tốt nhất để kiểm tra là tự gửi đến các hòm thư Gmail, Yahoo, Hotmail do bạn lập để xem thử.

Đừng tiếc thời gian để kiểm tra lại email của bạn. Nếu người nhận thấy email bị lỗi, họ sẽ đánh giá không tốt về thương hiệu, công ty của bạn.

Xem thêm »

Tố chất cần có của một người làm Email Marketing

1. Khả năng viết bài PR

 Tố chất đầu tiên cần có của người làm Email Marketing là phải biết viết vài PR.

Người xem có chịu mở mail hay không chủ yếu dựa vào tiêu đề hấp dẫn của bạn, khách hàng có đọc hết nội dung của mail hay không chủ yếu dựa vào cách bạn dẫn dắt câu chuyện, cách bạn sử dụng ngôn từ và lối viết lôi cuốn của bạn.

Với cách viết lôi cuốn và mang lại nhiều giá trị cho khách hàng thì tỉ lệ mở mail và mua sản phẩm, dịch vụ của bạn sẽ tăng cao

2. Sự sáng tạo

Khả năng sáng tạo là điều cần có của một người làm Email Marketing. Với sự sngs tạo bạn có thể thiết kế một email vô cùng ấn tượng, độc đáo và không đi theo một lối mòn nào cả.

Tư duy sáng tạo cũng giúp bạn viết ra được nội dung hết sức ấn tượng, vì hiện tại cũng đang có rất nhiều người làm Email Marketing. Sáng tạo là việc bạn cần phải làm đển nổi bật và tạo lên sự khác biệt với những người khác, bạn sẽ chiến thắng được đối thủ của mình nhờ sự sáng tạo.

3. Phân Tích

Phân tích là một tố chất cần thiết trong mọi lĩnh vực. Trong Email Marketing phân tích là một kỹ năng cốt lõi mà bạn không nên bỏ qua.

Trước một chiến dịch Email Marketing bạn cần phải phân tích đối thủ xem họ đang có gì, họ đang nói gì với khách hàng, họ sử dụng chiến lược Email như thế nào. Tiếp đến mới phân tích sản phẩm, dịch vụ của mình xem điểm mạnh điểm yếu chỗ nào rồi cuối cùng mói phân tích nhu cầu của khách hàng.

4. Lập kế hoạch

Lập kế hoạch trước khi triển khai là cách tốt nhất đẻ chiến dịch Email Marketing của bạn hoạt động hiệu quả.

Bạn phải biết đối tượng khách hàng của mình là ai, cần phải nói gì với họ, và điều quan trọng là bạn phải biết phân loại khách hàng theo từng tiêu chí của kế hoạch.

Trong một kế hoạch Email Marketing bạn phải biết mình cần gửi thông điệp gì, gửi bao nhiêu thông điệp, bao nhiều email, gửi vào ngày nào, giờ nào sẽ giúp tỉ lệ xem mail và tỉ lệ trúng đơn hàng cao nhất.

Điều quan trọng trong lập kế hoạch Email Marketing là giúp bạn đi đúng hướng, nó giống như là tấm bản đồ sẽ chỉ rõ cho bạn biết bạn cần đi đâu, làm gì và làm như thế nào.

5. Đo lường và tối ưu

Xem kết quả của một chiến dịch Email Marketing và tối ưu hóa lại nội dụng, hệ thống là điều bắt buộc cần phải có của một người làm Email Marketing.

Đo lường giupws bạn bết được có bao nhiêu ngời xem mail, bao nhiêu người nhấp vào link trong mail, bao nhiêu người không quan tâm và không thích nội dung, sản phẩm của bạn. Biết được những điều đó bạn sẽ biết mình đang gặp vấn đề chỗ nào trong kế hoạch, lúc đó bạn sẽ dễ dàng chỉnh sửa và tối ưu lại chiến dịch của mình cho thích hợp.

6. Tính kỷ luật cao

Làm Email Marketing hay làm những lĩnh vực khác cũng vậy, tính kỷ luật sẽ giúp bạn có một tinh thần trách nhiệm cao. Giúp bạn hoàn thành chiến dịch và có kết quả như mong muốn.

TÍnh kỷ luật sẽ khiến bạn phải ưu tiên, tập trung vào những việc quan trọng bạn cần làm. Chắc chắn một điều rằng bạn sẽ không hoàn thành tốt công việc nếu như bạn luôn trì hoãn công việc bởi những lời mời đi choi đầy lôi cuốn, hay việc bạn vừa viết mail vừa chat trên Facebook, Zalo hay nhắn tin qua điện thoại với bạn bè.

Tính kỷ luật cao sẽ làm bạn tập trung vào công việc, tránh bị sao nhãn, điều đó giúp cho những ý tưởng của bạn tuôn trào mà không bị gián đoạn.

Xem thêm »