Phân loại TEXT và HTML trong Email

Hiện nay trong Email có 2 loại phiên bản, đó là Text Mail và HTML Mail:

Text Mail: là loại mail cổ điển nhất, chỉ sử dụng định dạng chữ giống như như là tin nhắn SMS, ngoài chữ ra thì bạn không thể làm gì phức tạp hơn như định đạng màu nền, chèn link hay thay đôi màu chữ.

HTML Mail: Cho phép mail hoạt động ở dạng đồ họa, bạn có thể chèn link, chèn màu nền, đổi màu chữ, chèn ảnh vào mail… bạn có thể trang trí cho nội dung mail của mình trở nên sống động và cuốn hút hơn.

Hiện nay khi bạn sử dụng các hòm thư cá nhân, mặc định các email đều gửi đi bằng phiên bản HTML, tức là bạn có thể trình bày email sống động hơn như chèn ảnh, chèn link,…

Nếu người nhận mở email bằng một chương trình có hỗ trợ HTML, họ sẽ xem được email đúng như bạn đã soạn thảo.

Nhưng nếu người đó mở email bằng một chương trình không hỗ trợ HTML, tức là chỉ hỗ trợ Text thì email của bạn sẽ hiển thị khác:

- Nếu người nhận mở bằng Outlook, Gmail họ sẽ xem được email HTML với đầy đủ hình ảnh.
- Nếu mở email trên Mobile không hỗ trợ HTML, họ chỉ xem được dạng TEXT.

Hầu hết các phần mềm đọc mail hiện nay đều có thể hiển thị mail ở dạng HTML. Bên cạnh đó vẫn còn 5% một số phần mềm không đọc được định dạng mail HTML hoặc đã tắt chức năng này. Chính vì vậy khi soạn mail bạn cần phải soạn cả phần Text lẫn HTML. 

Nếu bạn gửi mail mà không có phiên bản Text thì người xem trên điện thoại di động không xem được, có thể chỉ là một trang giấy trắng hoặc phần HTML trong mail không trọn vẹn.

Để giải quyết vấn đề này, hiện nay những người làm Email Marketing gửi mail đi dưới định dạng Multi-part MINE. Đây là phương pháp gửi mail bao gồm cả 2 định dạng Text và HTML, bạn chỉ cần soạn thảo email dưới dạng HTML và tạo ra phiên bản Text.

Trong các phần mềm email marketing, thường thì bộ soạn thảo email sẽ bao gồm 2 phần: 1
phần để soạn thảo phiên bản HTML, 1 phần để soạn thảo phiên bản Text.

Điều đó không có nghĩa là bạn cần phải thiết kế những 2 email. Rất đơn giản, bạn chỉ cần thiết kế email dạng HTML như bình thường. Còn với phiên bản Text, bạn chỉ cần copy lại những phần chữ nội dung từ phiên bản HTML sang. Chỉ mất thêm 1,2 phút như vậy, bạn đã có thể yên tâm người nhận luôn xem được email của bạn.

Khi bạn gửi email, những người nhận dùng phần mềm đọc email có khả năng đọc HTML sẽ nhìn thấy phiên bản HTML, số 5% còn lại sẽ đọc được email dưới dạng TEXT.

Tương thích với chương trình đọc email

Trong những người nhận email của bạn, có người dùng Gmail, người dùng Yahoo, Hotmail, người lại dùng Outlook,… Bạn cần lưu ý mỗi chương trình đọc email (Gmail, Yahoo,  utlook,…) sẽ “đọc và hiển thị” email của bạn theo những cách khác nhau.

Có nghĩa là cùng một mẫu email hiển thị tốt Yahoo chưa chắc đã hiển thị tốt trên Gmail, một email đã hiển thị tốt trên Gmail cũng có thể gặp lỗi khi xem bằng Outlook.

Do đó, trước khi gửi chiến dịch email đi, bạn cần chắc rằng mẫu email tương thích với các chương trình đọc email phổ biến nhất mà người nhận của bạn sử dụng, thường bao gồm:
· Yahoo
· Gmail
· Hotmail
· Microsoft Outlook (MS Outlook)

Các phần mềm email marketing thường cung cấp cho bạn tính năng xem thử email với các chương trình khác nhau, nhờ đó bạn có thể kiểm tra xem email của mình có gặp lỗi không. Cách tốt nhất để kiểm tra là tự gửi đến các hòm thư Gmail, Yahoo, Hotmail do bạn lập để xem thử.

Đừng tiếc thời gian để kiểm tra lại email của bạn. Nếu người nhận thấy email bị lỗi, họ sẽ đánh giá không tốt về thương hiệu, công ty của bạn.