Cách viết một email bán hàng chuyên nghiệp

Viết một email bán hàng chuyên nghiệp

Khi bạn viết một email chào hàng đến với khách hàng mục tiêu,  bạn phải tuân thủ theo một format chuẩn như sau:

1. Tên người gửi/Tên Tài khoản.

 Khi người nhận được thư thì tên này sẽ hiện bên phải màng hình, tên này sẽ được người nhận thư quan tâm hàng đầu.  Khách hàng luôn quan tâm “ Thư này ai gửi cho mình?”.

Tài khoản gửi này phải được đặt chuyên nghiệp, đánh vào tâm lý người nhận thư.

VD: bạn chuyên phân phối sỉ quần áo thời trang thì tên tài khoản bạn nên dùng là “ xưởng chuyên sỉ  quần áo HCM” hay công ty chuyên phân phối sỉ quần áo ABC ...

2. Người nhận: 

Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng công cụ CC và BCC.

CC là công cụ bạn muốn gửi kèm thông điệp đó, cho thêm một hoặc nhiều người nhận. Người nhận thư sẽ thấy cùng tên những người bạn đã gửi cùng họ.
VD: Bạn gửi cho ông A, CC: Ông B, Bà C, Bà D, ông E. Thì ông B nhận thư sẽ thấy mail của A, C, D, E. Bà C cũng vậy. Tất cả đều thấy nhau. Nhược điểm là khi khách hàng của mình thấy những đối tượng tiềm năng đó, họ sẽ coppy và lên chiến lược tiếp cận đối tượng của mình.

BCC cũng giống như CC, cho thêm một hoặc nhiều người nhận cùng lúc. Nhưng BCC sẽ ẩn mail, không cho họ thấy nhau. VD: như trên, nhưng Bà D sẽ không thấy A, B, C, E, và ngược lại. Đa phần nếu đã làm email marketing học sẽ dùng BCC.

3. Chủ đề: 

Chủ đề phải gây được chú ý cho khách hàng, chủ đề càng rõ dàng, gắn gọn, xúc tích càng tốt... phần này sẽ xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc mail của bạn.
Muốn viết chủ đề để khách hàng quan tâm thì bạn phải biết khách hàng muốn đọc gì từ sản phẩm của bạn.

VD: Bạn muốn chào hàng là dịch vụ lập hồ sơ giấy phép môi trường cho doanh nghiệp sản xuất.
Bạn có thể lấy tiêu đề “ Bảng Báo Giá Các Hồ Sơ GIẤY PHÉP Môi Trường” hay “ Dịch vụ làm GIẤY PHÉP MÔI TRƯỜNG  nhanh chóng  trong tháng“

4. Lời chào:

 Kính gửi:... ; Dear .... Một số sản phẩm, dịch vụ thân thiện hơn thì Chào Anh/chị

5. Nội dung Email: 

Nội dung nên gắn gọn, xúc  tích, trình bày rõ ràng. Email sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. Ví dụ như “Bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không?” hay “Bạn có dữ liệu này chưa?” Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của bạn.

Nếu email trở nên dài  hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn. Theo Bertolo, “nếu một email dài hơn 12 dòng và có đến 2 mạch nội dung thì bạn đang làm lãng phí thời gian cũng như đang làm nhạt dần email của mình”.

Theo Bertolo, “Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng.

6. Chứ ký: 

Nên có lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.
Nhiều người vẫn hay nghĩ thông tin liên hệ nên để chữ nhỏ, in nghiêm hay màu đen toàn bộ. Nhưng thật ra, bạn nên In đậm, cho màu và cỡ chữ dễ nhìn thấy nhất. Và hiện nay, người sử dụng ưa chuộng sự tiện lợi trên mọi phương tiện, bạn nên cho Sky, Zalo, Viber hay công cụ trực tuyến của bạn để hỗ trợ khách hàng.

7. File đính kèm: 

Dù là email loại nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, đồ họa. Nếu cần thiết phải gửi file đính kèm, hãy nhớ là chỉ gửi file không quá 100Kb. Nếu như bạn gửi kèm với email những file quá nặng cho người bạn đã quen biết, tốt nhất, nên text  trước xem họ có chắc chắn sẽ nhận được những file đó hay không.

 Hơn thế, trong mọi trường hợp, nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp.

Đặc biệt, trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.